Alle ønsker å arbeide for organisasjoner som presterer bra. Store undersøkelser fra Gallup, Aon Hewitt, HumanKapitalindeksen, Ennova og mange andre viser at organisasjoner med høyt nivå av medarbeiderengasjement presterer bedre enn de som ikke er slik.
Men hvilke faktorer leder til høyt engasjement blant dine ansatte?
- Ledere som er synlige og gir sine medarbeidere en klar melding om egen organisasjon; hvor den kommer fra og hvor den skal
- Ledere som er engasjerende: de fokuserer på sine medarbeidere, bygger relasjoner med dem, som coacher og strekker dem ut av komfortsonen
- Stemmen til medarbeidere blir hørt; informasjon og ideer flyter oppover og nedover
- Organisasjonen får integritet, de nedskrevne verdiene blir reflektert i hverdagens handlinger
Så som leder er det nødvendig å ha samtaler som på riktig bølgelengde forteller hva organisasjonen prøver å få til. Glem heller ikke behovet for samskaping og gjennomsiktighet/ transparens. I vår digitale verden både vet og krever medarbeidere å delta og å få vite mer enn før. Hvordan kan ledelsens strategiske perspektiv også bli medarbeidernes perspektiv?
Hvordan finner dine ansatte ut av hva som er “riktig bølgelengde”?
Medarbeidere danner seg en mening om det som skjer gjennom:
- Formell og uformell kommunikasjon
- Bevisst og ubevisst kommunikasjon; den som du planlegger for og den hvor du uten å tenke deg om kommuniserer hva som er viktig
Det store spørsmålet er hvilket budskap medarbeiderne bryr seg mest om?
- 80% av ledertiden benyttes i planlagt, formell kommunikasjon, mens
- 80% av påvirkningen kommer fra den ubevisste og uformelle kommunikasjonen
Hva kan du gjøre med det?
1. Forstå hvordan kommunikasjon er sammensatt
Kommunikasjon er både overføring og deling. Kommunikasjon foregår mellom flere mennesker og knytter dem sammen i tid og rom, og har et innhold som gjøres felles. Kommunikativ kompetanse er
- å velge innhold i henvendelsen slik at fakta og antakelser innfrir forventninger, slik at mottaker kan forstå innholdet
- å uttrykke intensjonene slik at det språklige uttrykket representerer hva som er intendert, slik at mottaker kan stole på avsender
- å gjennomføre kommunikasjonen slik at den er i overensstemmelse med anerkjente normer, slik at mottaker og sender har felles verdiorientering
- å ikke fordreie budskapet
Kilder: A. Næss og J. Habermas
Husk at du kan kommunisere mer enn hva ordene du bruker betyr i seg selv, og du kan kommunisere uten bruk av språk i det hele tatt. Kongruent kommunikasjon er når det du sier, hvordan du sier det og hvordan du fremstår stemmer overens.
2. Ta personlig ansvar for å være «på bølgelengde»
Det er særlig viktig når organisasjonen går gjennom en forandring at medarbeiderne virkelig forstår organisasjonens verdier, visjon og strategi. Som leder er det ditt ubetingede ansvar å være på bølgelengde med dine medarbeidere, ikke omvendt. Du må derfor «oversette» visjonen og strategien til et språk (de frekvensene) dine medarbeidere forstår og aksepterer. Det dreier seg om å gjøre visjon og strategi relevant for medarbeiderne uten å miste den røde tråden som holder visjon, strategi og hverdagens handlinger sammen.
3. Vær klar over hvordan ulik kommunikasjon bidrar til å være «på bølgelengde»
De aller fleste mennesker baserer sine handlinger i hverdagen på sine antagelser og rådende mentale modeller fremfor å basere seg på fakta. Vi tror ofte vi vet hva den andre tenker, og vi fokuserer helst på informasjon som bekrefter det vi allerede vet eller liker (det vi også kaller for bekreftelsesbias). Det vi tenker om hvordan andre tenker er derfor ofte feil og kan føre til dårlige beslutninger og en dårlig organisasjonskultur. Det er altså ikke nok å bare overføre informasjon (og husk: informasjon er ikke det nødvendigvis samme som kunnskap).
Formell og ubevisst kommunikasjon er helt sentral og sørger for at du skaper et tydelig og konsistent budskap som dessverre har liten virkning på dine medarbeidere
Formell og ubevisst kommunikasjon vises i hvordan organisasjon og ledere lager prosesser, regler og måter å arbeide sammen på
Uformell og bevisst kommunikasjon kan skape rom for mange forskjellige typer av samtaler
Uformell og ubevisst kommunikasjon er hverdagens (u)vaner hos ledere som deg. Disse vanene kan du reprogrammere.
4. Velg den mest hensiktsmessige kanalen for holde «bølgelengden»
Alle organisasjoner har mange ulike interne (og eksterne) kanaler som kan brukes for å nå frem til de ansatte. Det kan være epost, intranett, portaler, publikasjoner, allmøter, blogger, wikier, avdelingsmøter, nettmøter og nett-tv for å nevne noen av de mest brukte. De fleste virksomheter tilbyr dessverre ikke sine medarbeidere opplæring i hvordan de best kan kommunisere via disse ressursene, og de fleste ansatte vet ikke hvilke teknologier som er mest virkningsfullt i å kommunisere et gitt budskap.
Kommunikasjonskanalen(e) du velger er avhengig av budskapet og den tilstand du ønsker å sette mottakeren i. Ønsker du enveis eller flerveis kommunikasjon? Ønsker du personlig kommunikasjon eller vil du gjøre det mer upersonlig? Modellen under viser hvordan du kan velge kanal basert på budskapets kompleksitet og emosjonelle innhold. En kommunikasjonskanal blir rikere jo flere menneskelige elementer du legger til som f.eks. stemme, ansiktsuttrykk og fysisk tilstedeværelse. Jo mer komplekst og emosjonelt budskapet er, jo rikere bør kanalen være. Når budskapet er rutine og lettforståelig kan du benytte en mer mager (eller enkel) kanal. En måte å vise dette på er følgende modell.
Hva mer burde du snakke med medarbeiderne dine om?
Så, nå når du er på bølgelengde med organisasjonens verdier, visjon og overordnede mål. Hva mer burde du snakke med medarbeiderne dine om for å holde dem engasjert?
Da er du i gang, ha et riktig godt Nytt År med mange gode medarbeider-samtaler.
Per-Egill Frostmann arbeider med utvikling, endring og måling av organisasjoners menneskelige kapital. Han er spesialist i lederutvikling og -mobilitet med executive coaching, mentoring og karriererådgivning for ledere som enten søker seg INN i, OPP i eller UT av en virksomhet.